”ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LA EMPRESA”

 "ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LA EMPRESA”

El mundo en que prevalece la incertidumbre, con economías y mercados en constante cambio, la actividad del empresario actual debe estar cada vez más sistematizada y basada en adecuados instrumentos de control de gestión. Es decir, es necesaria una verdadera actividad de análisis dinámico de los cambios del macro entorno y micro entorno empresarial, cuya eficacia consiste en reducir la probabilidad de que ocurran hechos fortuitos dentro del proceso de organización y planificación de la empresa, los cuales, en términos generales, son causa del aumento del nivel de riesgo en ésta área.

Todo esto nos lleva a obrar con la plena convicción de que la sola intuición empresarial ya no es un requisito suficiente para crear una empresa firme y estable a largo plazo; es por esta razón que el plan de negocio es un documento escrito que define con claridad los objetivos de un negocio y describe los métodos que se van a emplear para lograrlos con efectividad, hoy juega un papel fundamental pues sirve como mapa y guía para las empresas.

El plan de negocios no es solo una herramienta que surgió como respuesta a la petición de los inversionistas durante el boom de Internet, es una herramienta de gestión muy útil para todas las personas que se lanzan a la aventura de crear empresa.

UN PLAN DE NEGOCIOS:

• Es el plan administrativo y financiero de una empresa y sirve para la operación exitosa de una alianza empresarial.
• Le explica en forma específica cómo va a funcionar un negocio y los detalle sobre cómo capitalizar, dirigir y hacer publicidad.

El valor principal de un plan de negocios es la creación de un proyecto escrito que evalúa todos los aspectos de la factibilidad económica de la iniciativa comercial con una descripción y análisis de sus perspectivas empresariales.

El plan de negocios es un paso esencial que debe tomar cualquier empresario prudente, independientemente de la magnitud del negocio.

Es por ello que se consideran como factores necesarios que darán origen a un negocio exitoso los siguientes:

• Un concepto sólido del negocio.
• Comprender su mercado.
• Industria sólida, creciente y estable.
• Administración capaz.
• Control financiero adecuado.
• Enfoque comercial consecuente.
  
  

  El plan de negocios es un documento fundamental para el empresario, tanto para una gran compañía como para una pyme. En distintas situaciones de la vida de una empresa se hace necesario mostrar en un documento único todos los aspectos de un proyecto para su aprobación por superiores dentro de la organización, para convencer a un inversionista, para respaldar un pedido de crédito, para presentar una oferta de compraventa, para conseguir una licencia o una franquicia de una compañía nacional o extranjera, o para interesar a un potencial socio; Danila Terragno y María Laura Lecuona (Mercado/DINERO)

  Ninguna empresa que pretenda competir en los complejos mercados actuales puede pasar por alto la tarea de imaginar escenarios futuros. El plan de negocios muestra en un documento el o los escenarios más probables con todas sus variables, para facilitar un análisis integral y una presentación a otras partes involucradas en el proyecto (inversionistas, socios, bancos, proveedores, clientes).

  Los objetivos que justifican la elaboración de un plan de negocios difieren según el momento de la vida de la empresa y el tipo de negocio que vaya a planificarse. En general, las razones por las que se decide realizar un plan de negocio son las siguientes:

  • Tener un documento de presentación de un proyecto a potenciales inversionistas, socios o compradores.
  • Asegurarse de que un negocio tenga sentido financiera y operativamente, antes de su puesta en marcha.
  • Buscar la forma más eficiente de llevar a cabo un proyecto.
  • Crear un marco que permita identificar y evitar potenciales problemas antes de que ocurran, con el consiguiente ahorro de tiempo y recursos.
  • Prever necesidades de recursos y su asignación en el tiempo.
  • Evaluar el desempeño de un negocio en marcha.
  • Valuar una empresa para su fusión o venta.
  • Guiar la puesta en marcha de un emprendimiento o negocio.

  En las pymes, donde las decisiones suelen estar fuertemente concentradas en pocas personas, la elaboración de un plan de negocios tiene una ventaja adicional: permite establecer una distancia entre el humor cambiante (o los caprichos) de los empresarios y las decisiones de negocios tomadas sobre la base de información y análisis.

  El procedimiento para la elaboración de un Plan de Negocio (PN) en las empresas como una herramienta para incrementar la Gestión Empresarial está dirigido a constituir un medio fundamental para ser utilizado por los directivos de las mismas.

  Ante tales propósitos, los especialistas que desarrollan esta tarea se encuentran diversos procedimientos, pero de ellos, ninguno acorde a las características de pequeñas empresas pirotécnicas para la elaboración de un buen PN que permita una mayor eficiencia, eficacia y efectividad en organizaciones homólogas.
  
  
  
  

  DESARROLLO:

  ¿Para qué sirve el Plan de Negocios?

  Sin dudas, el Plan de Negocios es su documento de referencia básico que le servirá a usted mismo para situarse, conocer su negocio en detalle, sus antecedentes, su estrategia y sus metas, que le será de gran utilidad para darlo a conocer (también será útil para brindarle confianza), a sus proveedores (si le interesa buscarlos), o potenciales socios o inversores.

  El Plan de Negocios es la tarjeta de presentación de su empresa y de sus planes.

  ¿Qué incluye un Plan de Negocios?

  El Plan de Negocios puede adoptar diversas formas y tamaños. Algunos capítulos, que son comunes a la mayoría de los Planes, incluyen:

  _ Un resumen de los principales aspectos del Plan en un par de páginas;

  _ Una información que permite entender el negocio;

  _ Una descripción de los productos y de los servicios que ofrece;

  _ Una descripción del sector en el cual el negocio compite o competirá;

  _ Una estrategia de mercado que contempla los productos y servicios, su promoción, precios y la distribución; una descripción de los Recursos Humanos: dirección, gerencia y personal; un plan financiero que incluye los balances pro-forma, las declaraciones de impuestos y el flujo de fondos.

  Un Plan de Negocios es un documento que contiene información resumida, que usted puede ampliar cuando lo crea conveniente o cuando le sea solicitado.
  
  
  
  
  

  ¿Por qué es importante tener un Plan de Negocios?

  Algunos de los beneficios que se obtienen preparando un Plan de Negocios son:

  • El mismo proceso de su preparación le permite repensar su empresa e

  investigar algunas opciones.

  • Reconocer oportunidades y riesgos, y probar algunas de las estimaciones.
  • También le permitirá identificar las necesidades financieras de su negocio.
  • Bajo ciertas circunstancias, se puede utilizar también para negociar créditos de proveedores.
  • Será de gran utilidad para informar a empleados, a socios y a otros sobre sus planes y estrategias, si así lo desea.
  • Proporciona un punto de partida que le permitirá comparar el funcionamiento de su empresa.

  Conviene revisar siempre el último Plan de Negocios elaborado y no solamente

  cuando se inicia un nuevo emprendimiento, o cuando está ocurriendo un cambio importante en su negocio o, lo que sucede con mayor frecuencia, cuando la empresa requiere un préstamo o una inversión adicional. De este modo, podrán realizar, si fuera necesario, las modificaciones correspondientes con respecto al Plan anterior.

  Algunos lineamientos para preparar un buen Plan de Negocios son:

  1. Definir los objetivos.

  A quiénes se les presentará el plan y qué efecto quisiera usted que produzca. Los objetivos pueden ayudarle a decidir con cuánto énfasis encarar los diferentes aspectos del Plan de Negocios.

  2. Destinar suficiente tiempo y recursos para investigar a conciencia su Plan.

  La calidad de un Plan de Negocios está en relación directa con los esfuerzos que realizó para elaborarlo. Por ejemplo, será necesario investigar para descubrir más sobre su empresa, sus clientes potenciales, sus competidores, sus ventas y costos estimados.

  3. Es conveniente mostrar el borrador de su plan de negocio a otros.

  Puede ser muy útil conseguir una retroalimentación sobre el borrador de su plan a varias personas de confianza. Uno vive su empresa o negocio en un cierto microclima que le impide ver los errores en la información.

  4. Escribir el Plan de Negocios.

  Las explicaciones que se brinda en las diferentes partes del plan deben reflejar

  no sólo que conoce bien su negocio, sino también la importancia del mismo, y esto sólo lo puede hacer usted. Un buen plan debe poder ser leído como una buena historia, integrada por sus diferentes partes, que expone las bases del éxito del negocio.

  5. Destaque los puntos importantes que desee considerar en cada sección antes de comenzar a escribir el plan.

  Comience a revisar su esquema de trabajo para asegurarse que las diferentes

  partes son consistentes entre sí, y que se han incluido todas las cuestiones claves.

  6. Asegúrese de que sus proyecciones financieras sean lo más objetivas y prudentes posibles.

  Para muchos de los que lean el plan, la sección financiera es la más importante

  porque identifica sus necesidades de financiamiento y muestra el potencial de su negocio.

  Además, un buen proyecto financiero mostrará que usted realmente entiende su negocio al probar el carácter razonable de cada una de sus estimaciones, las demasiado optimistas pueden restarle credibilidad a su plan. Siempre existe un riesgo en todo emprendimiento en el que influyen una gran cantidad de variables, tales como las ventajas frente a la competencia, la verosimilitud en los plazos de cobranza previstos, la posibilidad de cumplir con los volúmenes proyectados, etc. Todos estos elementos deben ser explicados claramente para que puedan ser entendidos por los lectores a los que está dirigido el plan.

  7. Prepare el Resumen Ejecutivo.

  El Resumen Ejecutivo puede ser la sección más importante de su plan; es lo que se leerá primero y, seguramente, con más atención. La clave de un buen resumen es su brevedad (no más de 2 páginas), en el cual debe destacar la importancia de su plan, y conseguir que lo que manifieste sobre su empresa atraiga la atención de quien lo lea.
  
  
  

  ¿Qué es un plan de negocio?

  Como consecuencia de los cambios constantes que afloran en el ámbito empresarial surge la necesidad conceptual, metodológica y de gestión, de introducir un instrumento que permita concretar las estrategias en términos técnicos, económicos, tecnológicos y financieros en las entidades.

  Este instrumento que se denomina mundialmente como Plan de Negocios, debe argumentar tanto a corto como mediano plazo una descripción detallada de los servicios y productos que se ofrecen, las oportunidades de mercados que poseen y cómo está dotado de recursos tangibles e intangibles, que le permitan determinada competitividad y diferenciación entre competidores y aliados.
  
  

  El Plan de Negocios no es más que una herramienta de dirección que integra los principales documentos normativos.

  "El Plan de Negocios es una ejecución útil tanto para lanzar una nueva empresa o una actividad en la empresa existente."

  Un plan de negocios es un documento en donde el empresario detalla la información relacionada con su empresa, organiza la información y supone la plasmación en un documento escrito de las estrategias, políticas, objetivos y acciones que la empresa desarrollará en el futuro.

  Supone por tanto utilizar información del pasado para decidir hoy lo que vamos a realizar en el futuro.

  El plan debe incluir metas para la empresa, tanto a corto como a largo plazo, una descripción de los productos o servicios a ofrecer y de las oportunidades de mercado que anticipa para ellos.

  Algunos autores, también señalan que un "Plan de Negocios" debe entenderse como un estudio que, de una parte, incluye un análisis del mercado, del sector y de la competencia, y de otra, el plan desarrollado por la empresa para incursionar en el mercado con un producto y/o servicio, una estrategia, y un tipo de organización, proyectando esta visión de conjunto a corto plazo, a través de la cuantificación de las cifras que permitan determinar el nivel de atractivo económico del negocio, y la factibilidad financiera de la iniciativa; y a largo plazo, mediante la definición de una visión empresarial clara y coherente

  El plan de negocios es algo así como el currículum vitae de un proyecto, y en muchos casos es una exigencia de bancos, gerentes e inversionistas. La aprobación de un proyecto no depende sólo de una buena idea sino también de que se pueda demostrar su factibilidad y presentarla en forma vendedora.

  Pero el plan de negocios es también una herramienta de trabajo, ya que durante su preparación se evalúa la factibilidad de la idea, se buscan alternativas y se proponen cursos de acción; una vez concluido, orienta la puesta en marcha.

  El plan de negocios reúne en un documento único toda la información necesaria para evaluar un negocio y los lineamientos generales para ponerlo en marcha. Presentar este plan es fundamental para buscar financiamiento, socios o inversionistas, y sirve como guía para quienes están al frente de la empresa.

  En el proceso de realización de este documento se interpreta el entorno de la actividad empresarial y se evalúan los resultados que se obtendrán al accionar sobre ésta de una determinada manera. Se definen las variables involucradas en el proyecto y se decide la asignación óptima de recursos para ponerlo en marcha.

  Según sea la magnitud del proyecto, la realización del plan puede llevar unos días o varios meses, ya que no se trata sólo de redactar un documento sino de imaginar y poner a prueba toda una estructura lógica. Es importante destacar que si bien los aspectos financieros y económicos son fundamentales, un plan de negocios no debe limitarse sólo a planillas de cálculo y números. La información cuantitativa debe estar sustentada en propuestas estratégicas, comerciales, de operaciones y de recursos humanos.
  
  

  Muchas veces se confunde la idea de un producto con un negocio. Antes de lanzarse a armar un plan es necesario elaborar muy cuidadosamente la idea.

  La realización de un plan de negocios no se limita a una tarea de redacción. No es un proceso lineal. Por lo tanto, suele resultar necesario volver a analizar cada punto frente a cada avance.

  El plan de negocios es un documento que se utiliza para analizar, evaluar y presentar un proyecto comercial. Con él se examinan las alternativas para llevará adelante un negocio, evaluando la factibilidad técnica (¿puede hacerse?), económica (¿dará los resultados esperados?) y financiera (¿existen los recursos necesarios?).

  El plan de negocios resume las variables producto o servicio, producción, comercialización, recursos humanos, costos y resultados, finanzas.

  Comienza con una síntesis englobadora: el resumen ejecutivo. A continuación presenta una introducción y luego el cuerpo principal, integrado por capítulos o acepciones, en los que se aborda el proyecto desde distintas perspectivas.

  Es fundamental incluir en el plan de negocios los resultados del análisis y la investigación del mercado en el que se operará y un análisis de fortalezas y debilidades de la empresa y de las amenazas y oportunidades que se presentan en el entorno.

  Objetivos del Plan de Negocios.

  El Plan de Negocios tiene como objetivo ayudar ha alcanzar un conocimiento amplio y objetivo de la empresa o la actividad que se realiza. Al mismo tiempo encontrar socios o servir de base para convencer a estos del mérito del proyecto y conseguir reunir los recursos y capacidades necesarias para poner en marcha el plan, y de esta manera obtener el financiamiento para ejecutar el negocio.
  
  
  
  

  ¿Por qué se debe elaborar un plan de negocios?

  Un plan de negocios será útil en varios sentidos:

  • En primer lugar, definirá y enfocará su objetivo haciendo uso de información y análisis adecuados.
  • Puede usarse como una herramienta de venta para enfrentar importantes relaciones, incluidas aquellas con prestamistas, inversionistas y bancos.
  • Puede utilizarse el plan para solicitar opiniones y consejos a otras personas, incluidos aquellos que se desenvuelven en el campo comercial que le interesa, quienes brindarán un consejo inestimable. Con frecuencia, los empresarios lo estructuran "¡A mi manera!" sin beneficiarse del aporte de expertos, lo que les podría ahorrar bastante desgaste.
  • Un plan de negocios puede dejar al descubierto omisiones y/o debilidades de su proceso de planificación.

  Por estas razones se estima que algunas ventajas de la Utilización de un Plan de Negocios son las siguientes:

  • Obliga al emprendedor a buscar información que puede ser estadística o de la experiencia de la gente para detallar datos.
  • Ayuda a conocer el dinero que la empresa necesita para sus diversas actividades. Establece por tanto, las necesidades y prioridades financieras.
  • Ayuda a que las empresas puedan alcanzar sus metas. Los errores se cometen en el papel, eso permite reducir los fracasos
  • Es una herramienta de diseño. El emprendedor va dando forma mental a su empresa antes de darle forma real. Los detalles, ideas y los números empiezan a tomar forma en un documento escrito.
  • Herramienta de reflexión. El tener que poner por escrito de una forma organizada y coherente, las estrategias empresariales y la forma alvanzar las metas nos obriga a reflexionar. Cuando se ha empezado a desarrollar el proyecto, la realidad se presenta con toda su crudeza. Surgen sorpresas que no habíamos previsto, se descubren aspectos del negocio que no conocíamos. El plan de negocios ayuda a reflexionar sobre el impacto de estas novedades en el negocio. Dado que en el plan se expresan las previsiones de cómo debe evolucionar el negocio, a los pocos meses podremos ver como varía la realidad sobre lo previsto, analizar las posibles causas y si conviene tomar las decisiones oportunas.
  • Herramienta de comunicación. Sirve para poner por escrito en forma clara, los distintos aspectos del negocio y discutirlos de una manera objetiva y despersonalizada: es muy útil para poner sobre la mesa temas difíciles de abordar como por ejemplo quien asume responsabilidades. El plan facilita al necesaria coordinación entre los diferentes departamentos y personas de la empresa.
  • Herramienta de marketing. Ya que a veces el empresario no dispone de todos los recursos necesarios para empezar un negocio o desarrollar un nuevo producto y/o servicio, debe buscar financiación externa y el plan puede ayudar a mostrar a los posibles inversores o prestatarios.
  • Herramienta de Gestión de Recursos Humanos. El plan de Negocios sirve de guía para planificar las necesidades de personal, de formación y para establecer el reparto de responsabilidades. El plasmar nuestras metas y la forma de conseguirlas nos debe servir también de instrumento de motivación. El personal puede estar más motivado cuando sabe que la empresa tiene un plan que le permitirá alcanzar las metas propuestas.

  Después de analizar los diferentes conceptos de Planes de Negocios podemos centrarnos en las micro y pequeñas empresas. Una de las inquietudes formuladas por los pequeños y medianos empresario es que por ejemplo, al evaluar una solicitud de crédito, los funcionarios bancarios sólo miran la "historia" y las garantías de la firma, y no tienen en cuenta sus planes, su "futuro".

  Desde el lado de los funcionarios del banco, se reclama que los empresarios, en general, se acercan a la entidad a solicitar un crédito sólo con una "idea", no con un plan que permita saber cuáles son los proyectos, en qué se basa la información económica financiera que se presenta, y que muestre un cierto grado de seguridad de éxito del negocio. Lo que daría satisfacción a ambas partes es la presentación de un Plan de Negocios.

  Esto es un Plan de Negocios. Este instrumento suministra los datos que se necesitan para poder asumir la parte del riesgo que el empresario le propone cuando solicita financiación. Es la mejor manera para que toda institución interesada pueda conocer el negocio que desarrolla la empresa y las bases con que evalúa sus proyecciones futuras. Para colaborar con las PyMEs en esa tarea, hemos elaborado una Guía para la preparación del Plan de Negocios.

  Toda Institución que necesite conocer de la entidad, ya sea el banco como entidad comercial u otras, necesita que el empresario le explique, de la mejor forma posible, que su negocio será exitoso y, de esa manera, pueda tener capacidad de repago.

  El Plan de Negocios es siempre una herramienta útil, porque mientras el empresario lo elabora y lo revisa se puede dar cuenta de riesgos, oportunidades, prueba estimaciones diferentes; percibe las necesidades financieras y las vincula con los parámetros proyectados del negocio.

  El Plan de Negocios le permite, por otra parte, repensar su emprendimiento con

  una metodología que lo aparte de los problemas del corto plazo y analizar con sus socios y colaboradores las perspectivas de la empresa.

  Estamos convencidos que este es un instrumento útil para las PyMEs, como lo demuestra su creciente utilización en la mayoría de los países.

  En el proceso de acompañar a las PyMEs para superar las dificultades y hacer

  negocios, hay muchas cosas que podemos realizar juntos.

  No escapa a nuestro criterio que las diferentes realidades de las PyMEs hacen que el desarrollo de un plan de este tipo, en un tiempo acorde con el mundo de los negocios, culmine con distintos grados de avance en su elaboración. En algunos casos, seguramente deberán solicitar colaboración, la que puede provenir de profesionales. Se ha verificado que, cuanto mayor es la coordinación de esos recursos locales, más eficaz será la acción para facilitar la preparación de este plan a los pequeños y medianos empresarios.

  Cuando el Plan esté esbozado, le sugerimos que vuelva a tomar contacto con los funcionarios implicados para considerar el mismo.